Multas por no fichar en la empresa en España: cuánto pueden imponerte y qué dice la ley

Qué es el registro horario y a quién obliga en España

En España, el registro horario obliga a anotar cada día la hora real de entrada y de salida de la jornada. La base está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que exige un control diario para todas las personas trabajadoras incluidas en el Estatuto, con independencia del tamaño de la empresa o del sector.

Esto significa que una pyme de Valencia, una tienda en Sevilla o una oficina en Madrid tienen la misma obligación: dejar constancia fiable del tiempo trabajado. El fichaje no es un trámite decorativo; sirve para probar jornada ordinaria, horas extra, descansos y exceso de tiempo de trabajo.

Excepciones y casos que suelen generar dudas

• Personal de alta dirección, porque su relación se rige por el Real Decreto 1382/1985, que la configura como una relación laboral especial y no sigue el esquema ordinario de jornada.
• Otras relaciones laborales de carácter especial, cuando su norma propia desplaza el régimen general del Estatuto de los Trabajadores.
• Personas con libre disponibilidad horaria pactada de forma real y expresa, siempre que no sea una simple etiqueta para evitar el control.
• Relaciones que quedan fuera del Estatuto de los Trabajadores, donde el régimen de jornada y control puede ser distinto.
• El teletrabajo no elimina la obligación: solo cambia el modo de registrar la jornada.

Qué dice la ley sobre fichar y registrar la jornada

La regla moderna nació con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que reforzó el control horario en España. Desde entonces, el artículo 34.9 ET obliga a registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.

La ley no impone un reloj concreto, ni exige una app determinada. Lo que exige es algo más sencillo de decir y más difícil de cumplir bien: que el registro sea diario, fiable, accesible y conservado durante cuatro años. Si la empresa no puede acreditar cuándo empieza y cuándo termina el trabajo, tiene un problema serio ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

También importa quién puede ver esos datos. El sistema debe permitir el acceso a la persona trabajadora, a la representación legal y a la ITSS cuando lo pida. En la práctica, el fichaje tiene que poder leerse sin discusiones interminables y sin retoques invisibles.

Lo que vale no es fichar por costumbre, sino dejar una prueba diaria, clara y guardada durante 4 años.

Cuánto pueden multarte por no fichar: tramos de la LISOS

La referencia legal de las sanciones está en la LISOS, que clasifica las infracciones en leves, graves y muy graves. No contar con un control horario adecuado suele encajar como infracción grave por el artículo 7.5, pero la cuantía final depende de cómo califique la Inspección los hechos y de si hay otros incumplimientos añadidos.

La clave está en dos detalles que mucha gente pasa por alto. Primero, la sanción se mide por centro de trabajo, no siempre por toda la empresa a la vez. Segundo, la Inspección no mira solo si existe un sistema, sino si ese sistema sirve de verdad para probar la jornada real.

Ejemplo de sanción: de la infracción grave a la muy grave

Imagina una empresa de hostelería en Sevilla con dos centros y 14 personas empleadas. La Inspección descubre que no hay registros diarios fiables y que los cuadrantes se cambian a mano después de cada turno. Si la autoridad laboral fija una multa de 3.750 € por cada centro dentro del tramo grave, la empresa ya afronta 7.500 €.

Si además se acredita una ocultación sistemática de jornadas y la conducta se mueve a un tipo muy grave, la sanción puede saltar a un tramo mucho más alto y alcanzar 225.018 € por centro. Por eso la diferencia entre «fichar mal» y «no poder probar la jornada» no es semántica: cambia mucho el riesgo económico.

Qué pide la Inspección de Trabajo en una revisión

1. Debe existir un registro diario de jornada en cada centro de trabajo y conservarse durante 4 años, listo para mostrarse a la ITSS si lo requiere.
2. La empresa tiene que informar a la representación legal de las personas trabajadoras sobre el sistema de control horario y sobre los registros que se generen.
3. Si llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, la empresa debe enseñar los registros en el acto o, si se concede margen, dentro de 10 días hábiles.
4. También conviene acreditar cómo se controlan pausas, descansos, teletrabajo, horas extra e incidencias de fichaje, porque ahí suelen aparecer los agujeros.
5. La documentación debe cuadrar con nóminas, cuadrantes y partes de incidencia. Si no encaja, la Inspección pedirá explicaciones.

Documentación y plazos que conviene tener preparados

• Exportación del registro en PDF, CSV o formato equivalente que permita leer entradas, salidas y pausas.
• Cuadrantes mensuales de turnos y cambios aprobados.
• Política interna de fichaje, pausas y descansos.
• Acuerdos de teletrabajo y anexos de horario, si existen.
• Partes de incidencia por olvidos, averías o fichajes duplicados.
• Nóminas y cálculo de horas extra para cruzar datos con la jornada registrada.

Qué pasa si se manipula el fichaje

Alterar el fichaje no es un simple descuido. Si una persona ficha por otra, borra pausas para inflar horas o cambia marcajes a mano para cuadrar una jornada que no fue real, la empresa puede reaccionar con despido disciplinario. En el derecho laboral español, eso se apoya sobre todo en el artículo 54.2.d) del Estatuto de los Trabajadores, que castiga la transgresión de la buena fe contractual y el abuso de confianza.

El conflicto suele acabar en el Juzgado de lo Social si el trabajador impugna el despido. Ahí la prueba manda: registros, trazabilidad del sistema, correos, accesos y coherencia entre lo fichado y lo trabajado. Un sistema pobre deja la puerta abierta a discusiones largas y a resoluciones incómodas para la empresa.

Conductas típicas que suelen acabar en despido o sanción

• Fichar por un compañero que ha llegado tarde o ni siquiera está en el centro.
• Borrar pausas, descansos o salidas intermedias para inflar horas.
• Cuadrar a mano el cierre del mes sin dejar rastro del cambio.
• Marcar una salida a una hora y seguir trabajando fuera del registro.
• Usar justificantes falsos para tapar olvidos o ausencias.

Si hay manipulación deliberada, ya no se discute solo la jornada: se discute la confianza, y eso pesa mucho en un despido.

Cómo evitar sanciones con un sistema de control horario bien montado

1. Implantar un sistema fiable, con trazabilidad y sin posibilidad de cambios invisibles. Si alguien modifica un marcaje, debe quedar rastro.
2. Definir por escrito las reglas de fichaje, las pausas, los descansos y el tratamiento del teletrabajo. En empresas con representación legal, conviene informar antes de ponerlo en marcha.
3. Integrar el control horario con nómina y RRHH, para que horas extra, ausencias y turnos no vivan en hojas distintas que luego no casan.
4. Generar informes periódicos y copias de seguridad que puedan entregarse a la ITSS sin improvisar.
5. Conservar los registros durante 4 años y formar a mandos y empleados para reducir olvidos, errores y fichajes mal hechos.

Papel, Excel o software: qué conviene y qué problemas da cada opción

Para una empresa española, el papel puede valer como parche, pero es el que peor resiste una visita de la Inspección de Trabajo. Excel es cómodo, aunque demasiado frágil. El software suele ser la opción más sólida si se configura bien y se usa de verdad, no solo para la foto.

Qué cambios normativos vienen para el registro digital

La tendencia normativa en España apunta a un registro exclusivamente digital. Si la reforma en tramitación sale adelante, el papel perderá peso y las empresas tendrán que trabajar con un sistema más trazable, exportable y fácil de revisar por la ITSS.

Para una pyme de Zaragoza o para una cadena con centros en Barcelona y Málaga, el cambio no será solo técnico. Habrá que revisar procesos, permisos de acceso, conservación automática de datos e integración con nómina. Para la plantilla, la ventaja es clara: más fácil demostrar horas extra, pausas y excesos de jornada. Para la empresa, el margen de error será menor.

El mensaje práctico es sencillo: en España, no fichar o fichar mal sale caro. Y cuanto peor esté montado el control horario, más fácil será que una revisión termine en multa, en conflicto laboral o en ambas cosas a la vez.