Factorial puede ayudarte a llevar el registro horario en España si lo configuras bien: la obligación real es anotar cada jornada diaria y conservarla cuatro años. Eso viene del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y el control de las horas extra sigue además el art. 35.5 del mismo texto legal.
En una empresa con plantilla en Madrid, Valencia o Sevilla, un sistema como Factorial evita el clásico caos de hojas sueltas, Excel dispersos y correos para cuadrar turnos. La utilidad no está en la marca, sino en que centraliza entradas, salidas, pausas y cambios de jornada en un mismo sitio, con trazas que luego puedes enseñar a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social si hace falta.
Qué debe quedar reflejado en cada jornada
- La jornada real de cada persona trabajadora, con hora de inicio y de fin.
- Las pausas que afecten al tiempo de trabajo efectivo, sobre todo en jornadas partidas.
- Las entradas y salidas de cada día, no solo el cómputo mensual.
- Las horas extra, que se cruzan con el art. 35 ET y no se pueden dejar “a ojo”.
- Las incidencias: olvido de fichaje, cambio de turno, teletrabajo o salida anticipada.
Qué exige la ley española al sistema de fichaje
La norma no obliga a usar una app concreta ni a fichar en un formato único, pero sí exige un registro fiable, accesible y que permita comprobar la jornada sin retoques opacos. En la práctica, un sistema digital como Factorial facilita lo que pide la ley mejor que un papel suelto o una hoja de cálculo compartida.
| Exigencia | Qué significa en la práctica | Cómo ayuda Factorial | Base legal |
|---|---|---|---|
| Jornada diaria completa | Debe verse cuándo empieza y acaba cada día de trabajo | Guarda fichajes de entrada, salida y pausas | art. 34.9 ET |
| Horas extra | Hay que llevar control específico si se hacen horas de más | Permite detectar excesos y totalizar horas | art. 35.5 ET |
| Trazabilidad | Debe saberse quién registró o corrigió cada dato | Registra cambios y deja historial de auditoría | art. 34.9 ET |
| Inalterabilidad | El dato no debe poder borrarse o rehacerse sin rastro | Limita ediciones y conserva logs | art. 34.9 ET |
| Conservación | Hay que guardar el registro 4 años | Archiva históricos y facilita exportaciones | art. 34.9 ET |
| Acceso | Plantilla, RLT e ITSS deben poder consultarlo | Permite compartir y exportar cuando procede | art. 34.9 ET |
Registro, conservación y acceso para la Inspección de Trabajo
El registro horario debe conservarse durante 4 años y estar disponible en el centro de trabajo o por vía electrónica cuando la Inspección de Trabajo y Seguridad Social lo requiera. No vale esconderlo en un archivo que nadie abre o dejarlo en un formato que no permita reconstruir qué pasó cada día.
Si la empresa tiene representación legal de las personas trabajadoras, también debe poder mostrarles el registro en los términos del art. 34.9 ET. Y si hay horas extra, el control diario del art. 35.5 ET es el que permite sumar bien, comparar con el contrato y defender la empresa si luego surge un conflicto.
Si no puedes reconstruir el día completo —quién fichó, a qué hora y si hubo cambios—, el registro pierde fuerza ante la ITSS y ante el juzgado de lo social.
Lo mejor
- Fichaje desde móvil o web, con geolocalización y hora exacta en cada entrada
- Informes listos para Inspección, con exportación rápida y trazabilidad de modificaciones
- Avisos de pausas, horas extra y jornadas largas antes de incumplir el Estatuto
- Cuadra turnos y vacaciones con el registro, evitando fichajes fuera de horario
- Centraliza firmas y aprobaciones, útil en equipos con teletrabajo o centros distintos
Lo peor
- Si el empleado olvida fichar, toca corregir manualmente cada incidencia
- La geolocalización puede generar fricción si no se explica bien a la plantilla
- La parametrización inicial falla cuando hay turnos, guardias o descansos especiales
- Un mal uso del sistema no evita sanciones por registros incompletos o manipulables
- Al centralizar datos laborales, exige revisar permisos y protección de datos con cuidado
Qué métodos de fichaje ofrece Factorial
- App móvil para plantilla en movimiento, teletrabajo o equipos que no pasan siempre por oficina.
- Web para puestos fijos que fichan desde navegador.
- QR para accesos compartidos y centros con rotación alta.
- ID para tarjetas, códigos o identificadores de empleado.
- Geolocalización para equipos de campo o varios centros, con mucho cuidado jurídico.
- Biometría para supuestos muy restrictivos y de seguridad alta.
Fichaje desde la app móvil
La app encaja bien en comerciales, repartidores, técnicos o personal en teletrabajo en España. También sirve si la persona usa su móvil personal, pero ahí conviene separar muy bien el uso laboral del privado y limitar los datos al mínimo necesario. Si el fichaje se apoya en tratamiento de datos, entra de lleno el Reglamento (UE) 2016/679, RGPD: principios como minimización, exactitud y limitación de la finalidad, además de una base jurídica clara en el art. 6.
Fichaje desde la web
El fichaje web va bien para oficina, administración, despachos o puestos fijos que trabajan desde navegador. Es una opción cómoda en empresas de Barcelona, Bilbao o Madrid donde la entrada y la salida se hacen desde el puesto de trabajo o desde un equipo corporativo. Si el sistema está bien montado, la persona ficha en segundos y RR. HH. ve el historial sin perseguir a nadie por correo.
Fichaje por QR
El QR funciona muy bien en centros físicos, almacenes, retail o restauración, especialmente cuando hay varias personas entrando y saliendo en el mismo punto. Es útil para turnos en cafeterías, tiendas o naves logísticas, porque reduce fricción y evita compartir credenciales entre equipos. Aun así, el QR debe ir unido a una identificación fiable de la persona, no solo del acceso.
Fichaje por ID
El fichaje por ID encaja con tarjetas, códigos o identificadores asignados a cada empleado. Es práctico en empresas con tornos, accesos compartidos o varios turnos diarios, porque cada alta o baja queda asociada a una persona concreta. Si además hay integración con RR. HH., el número de empleado, el centro de trabajo y el turno quedan ligados al mismo registro.
Fichaje con geolocalización
La geolocalización tiene sentido en reparto, mantenimiento, ventas de calle o servicios que se prestan en distintos puntos de España. Pero jurídicamente hay que ir con tiento: el art. 90 de la LOPDGDD exige informar de forma clara cuando se usan dispositivos de geolocalización, y limitar el dato a lo necesario para controlar la jornada o la prestación. No es una excusa para seguir cada paso del trabajador fuera de su horario.
Fichaje biométrico
La biometría —huella, cara u otros rasgos físicos— debe reservarse para casos excepcionales y con una justificación fuerte. El RGPD trata estos datos en el art. 9 como especialmente sensibles, y la práctica de la AEPD es muy restrictiva: si puedes fichar con un método menos intrusivo, mejor. En una empresa ordinaria en España, biometría y jornada no siempre casan bien; en entornos de alta seguridad, sí puede tener más sentido.
Cómo configurar horarios y asignar empleados para que el control horario cuadre
- Define primero el calendario laboral y los turnos en RR. HH. o en el responsable de centro, con el horario real de cada puesto.
- Crea horarios fijos, partidos o por turnos y asígnalos por persona o por equipo para no mezclar jornadas distintas.
- Comprueba que descansos, pausas y horas extra quedan configurados para que el fichaje no se descuadre al cerrar nómina.
- Publica el horario a la plantilla y valida la primera semana con una revisión manual de incidencias.
- Ajusta el plan antes de cada cambio de turno, campaña o temporada alta, para no arrastrar errores durante meses.
Ejemplo de horario fijo en una jornada partida
Ana trabaja en Sevilla con jornada partida de lunes a viernes: 09:00-13:00 y 14:00-18:00. Eso suma 8 horas al día y 40 horas semanales. Si el miércoles ficha 09:03, sale a comer a las 13:00, vuelve a las 14:00 y se va a las 18:45, ese día registra 8 horas y 42 minutos reales; los 42 minutos de más pasan a quedar reflejados como exceso horario u hora extra según su contrato y el sistema de compensación pactado.
Privacidad y seguridad: RGPD, LOPDGDD, MFA, SSO y auditoría
| Tema | Qué mirar en Factorial | Por qué importa en España | Base legal |
|---|---|---|---|
| Base jurídica | Que el fichaje tenga finalidad laboral clara y acceso restringido | Evita tratamientos sin cobertura | art. 6 RGPD y art. 34.9 ET |
| Minimización | Recoger solo lo necesario para controlar la jornada | Menos datos, menos riesgo | art. 5 RGPD |
| Datos sensibles | No usar biometría si no es imprescindible | La huella o la cara elevan el listón jurídico | art. 9 RGPD |
| SSO | Integración con Google, Microsoft Azure u Okta | Mejora el control de accesos sin repetir contraseñas | seguridad organizativa |
| MFA | Doble factor con opción de activación o desactivación | Reduce accesos indebidos | seguridad organizativa |
| Auditoría | Registro de quién cambia qué y cuándo | Útil ante revisiones internas o de IT | principio de responsabilidad |
| API e importación/exportación | Excel, CSV y API con detección de errores | Facilita altas, bajas y sincronización con nómina | gestión documental |
Qué revisar si usas móvil personal, biometría o geolocalización
Ventajas
- El móvil personal evita repartir terminales y acelera el fichaje en plantilla móvil o híbrida.
- La geolocalización ayuda a acreditar que la persona estaba en el centro correcto en ese momento.
- La biometría reduce suplantaciones cuando el acceso es crítico y hay mucha rotación.
Inconvenientes
- El móvil personal mezcla uso privado y laboral si no delimitas bien permisos y datos.
- La geolocalización choca con la intimidad si se activa fuera del horario o sin información clara; ahí el art. 90 de la LOPDGDD es clave.
- La biometría levanta una barrera alta por el art. 9 RGPD y por la lectura restrictiva que hace la AEPD; si hay otra forma menos invasiva, suele ser preferible.
- Los arts. 87 y 89 LOPDGDD recuerdan que la empresa debe respetar la intimidad en el entorno digital y no convertir el fichaje en una vigilancia desmedida.
Qué pasa si no se cumple y cómo actúa la Inspección de Trabajo
Cuando la ITSS revisa el registro horario, suele mirar tres cosas: que exista, que sea coherente con los turnos y que no se pueda rehacer a conveniencia. Si faltan fichajes, hay correcciones sin rastro o el horario no cuadra con las nóminas, el problema ya no es solo técnico: se convierte en probatorio.
La falta de registro puede encajar en el art. 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, y las multas por infracción grave se mueven en el tramo del art. 40.1 LISOS, con cuantías que pueden ir de 751 a 7.500 euros. Si hay varias personas afectadas, el riesgo económico y documental crece muy deprisa. Además, un registro mal llevado deja a la empresa peor posicionada si acaba en el juzgado de lo social.
Paso a paso si la empresa detecta fallos en el registro
- Revisa de inmediato los fichajes de los últimos días con RR. HH. y con el responsable del centro; objetivo: detectar huecos y correcciones.
- Exporta o bloquea los logs del sistema en menos de 24 horas para que no se pierda el rastro de lo ocurrido.
- Documenta la incidencia por escrito y corrige el calendario, el turno o el permiso en un plazo de 48 horas, dejando constancia de quién autoriza el cambio.
- Informa a la representación legal de las personas trabajadoras si existe y prepara la documentación para la ITSS dentro del plazo del requerimiento, si ya hay actuación inspectora.
- Implanta una revisión semanal durante un mes para evitar que el mismo fallo se repita en nómina o en próximas inspecciones.
Cómo elegir el sistema de control horario adecuado para tu empresa
| Tipo de empresa | Qué necesitas de verdad | Cuándo Factorial encaja bien | Qué vigilar |
|---|---|---|---|
| Pyme de oficina | Fichaje simple, exportación rápida y poco soporte técnico | Si quieres implantarlo en días, no en semanas | formación mínima a mandos |
| Empresa con plantilla móvil | App, geolocalización opcional y alertas | Si hay comerciales, técnicos o reparto en España | privacidad y uso de móvil personal |
| Centro con turnos | QR, ID y horarios por equipo | Si compartís accesos y cambiáis turnos a menudo | que no se mezclen turnos distintos |
| Teletrabajo o modelo híbrido | Web, app, SSO y MFA | Si necesitas control sin complicar el acceso | seguridad de credenciales |
| Sector con alta seguridad | Trazabilidad, auditoría y, solo si procede, biometría | Si el control de accesos es crítico | justificar el tratamiento y no exagerar datos |
| Empresa que integra nómina | API, Excel, CSV y registros de auditoría | Si RR. HH. y payroll van de la mano | calidad de importaciones y duplicados |
Checklist de compra antes de implantarlo
- Que permita exportar datos en Excel, CSV o API sin pelearte con el formato.
- Que deje historial de cambios y auditoría para revisar incidencias de fichaje.
- Que funcione bien en móvil, navegador y, si hace falta, en varios centros de trabajo.
- Que tenga SSO y MFA si quieres reforzar accesos en empresas medianas o grandes.
- Que sea fácil de usar para plantilla y mandos en España, sin depender de formación eterna.
- Que encaje con nómina y RR. HH. para no duplicar tareas cada mes.
- Que permita gestionar ausencias, horarios y turnos sin romper el registro horario.
- Que tenga soporte en español y una puesta en marcha clara para tu equipo.
- Que respete RGPD, LOPDGDD y las reglas de acceso de la plantilla, la RLT y la ITSS.
- Que puedas probarlo antes de comprar, sobre todo si tu plantilla trabaja en varios centros o en remoto.
Fuentes
- OpentixConecta fichaje, turnos y nómina con Factorial – – Opentixconsultado el 08/08/2026
- FactorialTop 3 software de control horario: cumple con la normativa laboralconsultado el 08/08/2026
- Factorialprograma de asistencia para empleados | Factorialconsultado el 08/08/2026
- FactorialhrFactorial — Cómo registrar la entrada/salida en el ordenadorconsultado el 08/08/2026