Sanciones de la Seguridad Social en España: multas, recargos y cómo evitarlas

Qué son las sanciones de la Seguridad Social y qué norma las regula

Las sanciones de la Seguridad Social en España son multas administrativas por incumplir obligaciones de afiliación, alta, cotización, recaudación o documentación. No son lo mismo que el recargo: la sanción castiga la infracción y el recargo encarece una deuda que ya iba tarde.

La base está en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, la LISOS, publicada en el BOE y vigente desde el 1 de enero de 2001. La versión consolidada del BOE, actualizada a 22 de mayo de 2024, mantiene el mismo esquema sancionador y sigue siendo la referencia para empresas, autónomos y resto de sujetos obligados.

Sanción administrativa y recargo no son lo mismo

La multa la impone la Inspección de Trabajo y Seguridad Social o la TGSS cuando aprecia una infracción tipificada. El recargo, en cambio, nace por ingresar tarde las cuotas o la deuda. Puede haber ambos a la vez: una cosa castiga el incumplimiento y la otra compensa el retraso en el pago.

Si hay infracción, puede haber multa; si además hay deuda fuera de plazo, puede sumar recargo. Son planos distintos.

Qué conductas y qué sujetos pueden acabar sancionados

La LISOS no va solo contra la empresa grande. Afecta a quien tenga una obligación concreta dentro del sistema: cotizar bien, dar altas a tiempo, conservar papeles o colaborar con la Inspección.

Quién responde en la práctica

• Empresas con trabajadores por cuenta ajena, por fallos en altas, bases, cotización o documentación laboral.
• Autónomos empleadores y autónomos con obligaciones propias ante la TGSS, si dejan cuotas sin ingresar o comunican datos incorrectos.
• Personas físicas o jurídicas que actúen como empleadoras, solicitantes de ayudas o subvenciones públicas, o beneficiarias de bonificaciones.
• Comunidades de bienes y otras entidades sin personalidad jurídica cuando asumen obligaciones en el orden social.
• Entidades colaboradoras en la gestión de la Seguridad Social, si incumplen deberes ligados a esa colaboración.
• Trabajadores y otras personas obligadas por conductas tipificadas en la propia LISOS, cuando la conducta encaja en el tipo infractor.

La guía laboral de la Intersindical Valenciana sobre infracciones y sanciones de la Seguridad Social insiste en un caso muy habitual en la práctica: la falta de afiliación de los trabajadores a la Seguridad Social.

Cómo se clasifican las infracciones: leves, graves y muy graves

La LISOS ordena las infracciones del orden social por gravedad. Esa clasificación importa porque condiciona el tipo de multa, la respuesta de la Inspección y el impacto real sobre la empresa o el autónomo.

Infracciones leves

En este nivel entran conductas menores: errores de forma, retrasos puntuales en comunicaciones o defectos documentales que no esconden una maniobra de fraude. La Inspección valora mucho si el fallo fue aislado, si la empresa lo corrigió en cuanto lo detectó y si no hubo perjuicio real para la TGSS o para la plantilla.

En una pyme de Zaragoza, por ejemplo, un descuido documental sin efecto en las cuotas no se mira igual que una ocultación sistemática. La diferencia la marca la entidad del fallo y su repetición.

Infracciones graves

Aquí ya hablamos de incumplimientos con más recorrido sancionador: falta de alta o afiliación, bases de cotización incorrectas, datos que no se comunican, documentación exigible que no se lleva o no se facilita y otros supuestos que afectan al control de la Seguridad Social.

En la práctica, lo que más pesa es si el error perjudica al sistema de recaudación o a los derechos del trabajador. Una empresa de Sevilla que mantiene a varias personas trabajando sin alta no está ante un mero despiste.

Infracciones muy graves

Son los supuestos de mayor reproche: fraude, simulación, ocultación de relaciones laborales, obtención indebida de beneficios o maniobras para impedir que la Seguridad Social recaude lo que le corresponde. La sanción no solo mira la deuda; mira también la intención y el método.

Si el incumplimiento está pensado para ahorrar cuotas de forma artificial, el expediente se endurece mucho. En estos casos, la frontera entre infracción administrativa y posible delito deja de ser teórica.

Multas y recargos: cuánto se paga y cómo se calcula

La multa administrativa y el recargo no se calculan igual ni cumplen la misma función. La multa la fija la LISOS según la gravedad y el tipo de infracción. El recargo sobre la deuda se añade por ingresar tarde las cuotas y se regula en el artículo 30 de la Ley General de la Seguridad Social.

La idea práctica es sencilla: si debes cuotas, el recargo se suma; si además has incumplido una obligación sancionable, puede llegar otra factura distinta en forma de multa. Una no sustituye a la otra.

Ejemplo práctico de recargo y sanción con cifras

Una autónoma en Sevilla debía ingresar 2.000 € de cuotas el 31 de marzo. Si las paga el 15 de abril, dentro del primer mes natural siguiente, el recargo puede ser del 10%: paga 2.200 €.

Si la TGSS abre expediente y la resolución añade una multa de 750 € por el incumplimiento, el coste total sube a 2.950 €. Si, en vez de eso, la paga dos meses tarde y el recargo pasa al 20%, el recargo sería 400 € y el total alcanzaría 3.150 €.

Prescripción y concurso penal: cuándo ya no pueden sancionarte

No todo expediente llega a tiempo. La prescripción corta la posibilidad de sancionar cuando pasan los plazos legales sin una actuación eficaz. Y, además, la LISOS cierra la vía administrativa cuando ya ha entrado el terreno penal.

La referencia está en los artículos 3 y 4 de la LISOS, que regulan el concurso con el orden jurisdiccional penal y la prescripción de las infracciones.

Prescripción de las infracciones del artículo 4 de la LISOS

1. 3 años para las infracciones en el orden social.
2. 4 años para las infracciones en materia de Seguridad Social.
3. 1, 3 o 5 años para las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales, según sean leves, graves o muy graves.

Esto importa mucho en empresas con expedientes largos o con documentación antigua. Si la Administración deja pasar el plazo sin interrumpir válidamente la prescripción, ya no puede sancionar ese hecho concreto.

Cuándo entra en juego el artículo 3 de la LISOS por doble sanción

Si los mismos hechos ya han sido sancionados penalmente, la Administración no puede volver a castigarlos por la vía administrativa. También queda bloqueada la sanción cuando existe identidad de sujeto, hecho y fundamento. Es la prohibición de castigar dos veces lo mismo, el clásico non bis in idem.

Dicho de forma simple: si un juzgado penal ya ha resuelto sobre esos hechos, la ITSS o la TGSS no pueden reabrir el mismo castigo por la puerta administrativa.

Si el hecho, la persona y el fundamento son los mismos y ya hubo sanción penal, la vía administrativa no puede repetir el reproche.

Cómo evitar sanciones en una empresa o como autónomo

La mejor defensa es una rutina seria de cumplimiento. En Seguridad Social, los fallos pequeños se convierten en expedientes cuando nadie revisa altas, cotizaciones, contratos y papeles a tiempo.

Checklist mensual de altas, cotización y documentación

• Revisar que todas las altas, bajas y variaciones estén comunicadas a la TGSS antes de que empiece el trabajo o en cuanto cambie la situación.
• Comprobar cada nómina y cada base de cotización para que coincidan con jornada, categoría y salario real.
• Verificar que los contratos, prórrogas, cuadrantes y justificantes de pago están archivados y localizables.
• Controlar las notificaciones de la Sede Electrónica de la Seguridad Social, DEHú y el buzón de la empresa.
• Revisar bonificaciones, reducciones y subvenciones antes de solicitarlas para evitar incompatibilidades.
• Cruzar cada mes lo declarado con lo que se ha ingresado para detectar diferencias antes de que llegue el recargo.

Pasos para no llegar tarde al problema

1. Haz una revisión previa con TGSS y Sistema RED antes de contratar o cambiar de jornada, y no dejes la comunicación para después del inicio.
2. Cierra las bases de cotización cada mes antes del ingreso y comprueba que los datos de nómina encajan con la realidad del centro de trabajo.
3. Guarda la documentación de apoyo para poder enseñarla si la ITSS te la pide meses después.
4. Si detectas un error, corrígelo de inmediato ante la TGSS y deja constancia escrita de la regularización.
5. Si recibes un requerimiento, respóndelo dentro del plazo que marque la notificación; no lo dejes para el final.

Qué hacer si te abre expediente la Inspección de Trabajo o la TGSS

Cuando llega un acta o una resolución, lo primero es no improvisar. La diferencia entre cerrar bien el asunto o empeorarlo suele estar en los primeros días.

1. Identifica si te han notificado un acta de infracción, un acta de liquidación o una resolución de la TGSS.
2. Anota la fecha de recepción y el plazo exacto que te dan para alegar o pagar.
3. Reúne contratos, nóminas, justificantes de alta, transferencias y cualquier documento que desmonte el hecho imputado.
4. Decide si conviene regularizar, discutir la deuda, discutir la infracción o hacer ambas cosas por separado.

Alegaciones, ingreso y recursos: el orden de actuación

1. Abre la notificación el mismo día y guarda el acuse; en expedientes de la ITSS o la TGSS, la fecha manda.
2. Presenta alegaciones ante el órgano que haya dictado el acto, por su sede electrónica o por registro, dentro del plazo indicado en la notificación; si no dice otra cosa, trátalo como un plazo corto de días hábiles.
3. Si hay deuda cierta con la TGSS, valora el ingreso de lo no discutido para evitar que el recargo o el apremio sigan creciendo.
4. Si no estás de acuerdo, prepara la impugnación por la vía que corresponda y sigue vigilando las notificaciones hasta que el expediente quede cerrado.

En España, la clave no es esperar a ver qué pasa, sino contestar con prueba y dentro de plazo. Un expediente bien contestado suele doler menos que uno abandonado.

Dudas habituales sobre sanciones de la Seguridad Social