Inspector de la Seguridad Social en España: funciones, sanciones y cómo actúa

Qué es un inspector de la Seguridad Social en España

En España, cuando se habla de inspector de la Seguridad Social se suele pensar en el Inspector de Trabajo y Seguridad Social, que es un cuerpo de funcionarios del Estado integrado en el Sistema de Inspección y coordinado por la OEITSS. La referencia institucional es la OEITSS y, en el plano legal, la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

No solo mira nóminas: cruza afiliación, cotización, altas y bajas, encuadramiento en el Régimen General o en el RETA, prestaciones y posibles fraudes. Su trabajo tiene dos caras: detectar incumplimientos y dejar constancia formal para que luego actúe la TGSS o la autoridad sancionadora que corresponda.

Si te llega una visita, no estás ante una charla informal. Lo que haga el inspector tiene efecto jurídico y puede acabar en una diligencia, en un acta de infracción o en una liquidación de cuotas.

Qué puede revisar un inspector de la Seguridad Social

• Afiliación y altas/bajas: comprueba si cada trabajador está dado de alta en plazo y en el régimen correcto.
• Cotización: revisa bases, tipos, bonificaciones y diferencias entre salario real y base declarada.
• Encuadramiento: verifica si una persona debe estar en Régimen General, RETA o un régimen asimilado.
• Prestaciones: examina compatibilidades, cobros indebidos y situaciones simuladas.
• Fraude en Seguridad Social: detecta falsos autónomos, trabajo no declarado o salarios fuera de nómina.
• Colaboración con TGSS e ITSS: usa cruces de datos, campañas y actuaciones conjuntas.
• Obligaciones documentales: exige contratos, nóminas, registros y justificantes de cotización.

Ámbitos de control más habituales

• Contratación temporal usada para cubrir puestos estables.
• Altas tardías de personal en hostelería, comercio o construcción.
• Bases de cotización por debajo del salario real.
• Autónomos que en realidad trabajan como asalariados.
• Horas extra sin reflejo en nómina ni en cotización.
• Empresas con parte de la plantilla en economía sumergida.

Documentación y accesos que suelen pedir

Cómo actúa un inspector durante la visita o el requerimiento

1. Arranca la actuación por campaña, denuncia, cruce de datos o plan sectorial de la ITSS.
2. Se identifica y pide acceso al centro, al responsable o a la documentación; el art. 13 de la Ley 23/2015 le permite actuar sin previo aviso en muchos casos.
3. Comprueba hechos y papeles: contratos, nóminas, registros, bases de la TGSS, declaraciones y cualquier dato útil; el Real Decreto 928/1998, de 14 de mayo, sobre procedimiento sancionador en el orden social ordena el cauce posterior.
4. Deja constancia escrita mediante diligencia si ve hechos relevantes o necesita pedir algo más.
5. Propone acta o liquidación si aprecia infracción, cuotas dejadas de ingresar o ambas cosas.
6. Notifica el resultado a la empresa o al obligado, abriendo el plazo de defensa y, si procede, de recurso.

Visita presencial, requerimiento escrito o comparecencia

• Visita presencial: la más intensa; suele hacerse en el centro de trabajo, una obra o un local abierto al público.
• Requerimiento escrito: pide documentos concretos y fija un plazo para remitirlos.
• Comparecencia: cita al empresario o a su asesoría en una unidad de la Inspección.
• Actuación telemática: cada vez pesa más el intercambio electrónico con la TGSS y la aportación digital de archivos.

Qué queda registrado y a quién se notifica

La diligencia deja por escrito lo que el inspector ha visto, pedido o comprobado. El acta de infracción ya va un paso más allá: identifica hechos, fecha, norma presuntamente vulnerada y propuesta de sanción. No es un aviso genérico; es el documento que inicia de verdad la parte más seria del expediente.

Después, la notificación llega al interesado y, según el caso, también a la TGSS para la liquidación de cuotas o al órgano competente para resolver. Por eso conviene leer con calma qué hechos se imputan, qué pruebas se han usado y qué plazo te dan para contestar.

La visita no se gana improvisando: manda lo que queda escrito, fechado y notificado.

Qué sanciones puede proponer en Seguridad Social

La tipificación de las conductas está en el art. 23 y el art. 40 del RDL 5/2000, por el que se aprueba el texto refundido de la LISOS. La Inspección no pone la multa al azar: primero califica el hecho y luego encaja el importe en el tramo que toca.

Infracciones leves

Aquí entran los incumplimientos de menor entidad: errores formales, omisiones aisladas o pequeños retrasos que no esconden fraude ni un perjuicio grande para la Seguridad Social. En estos casos, el foco suele estar en corregir rápido y en evitar que el fallo se repita.

Aunque parezcan menores, no conviene confiarse. Un defecto leve repetido varios meses deja de parecer un descuido y empieza a parecer una forma de trabajar.

Infracciones graves

Suben de nivel cuando el fallo afecta de verdad a la cotización, a la afiliación o al encuadramiento. Aquí suelen aparecer altas fuera de plazo, bases por debajo del salario real, datos incompletos o una gestión desordenada que perjudica a la TGSS.

En la práctica, una infracción grave ya puede doler de verdad en una pyme. No solo por la multa, también por la liquidación de cuotas atrasadas, los recargos y el efecto que deja en futuras inspecciones.

Infracciones muy graves

Son las conductas más serias: ocultar trabajadores, simular relaciones, falsear datos de forma consciente o montar una estructura para pagar menos cotización de la que toca. Aquí ya no hablamos de un error administrativo, sino de una conducta que busca engañar al sistema.

Además de la sanción máxima, este tipo de expediente puede traer consecuencias accesorias: pérdida de bonificaciones, devolución de ayudas si las hubo y, en casos extremos, derivación a otras vías si aparecen indicios de delito.

Ejemplo práctico de multa y expediente

Ana tiene una cafetería en Sevilla con 6 empleados. En una visita, la Inspección detecta que una camarera ha trabajado 20 días sin alta y que otra cobra 1.350 € al mes, pero la base declarada es de 1.050 €. Si el expediente se califica como grave, la multa puede moverse entre 751 y 7.500 €. Si la conducta afecta a varios trabajadores y se ve ocultación repetida, el salto a muy grave puede llevar la sanción al tramo de 7.501 a 225.018 €.

Además, la TGSS puede reclamar las cuotas no ingresadas por esos 20 días y los recargos que correspondan. O sea: la multa no suele venir sola.

Cómo se tramita el expediente y qué plazos importan

1. Acceso al expediente: según el art. 53 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, puedes conocer el expediente y obtener copia de lo actuado.
2. Trámite de audiencia: el art. 82 de la Ley 39/2015 da la oportunidad de alegar y aportar prueba antes de resolver; suele abrirse por un plazo de 10 a 15 días hábiles según el procedimiento y la notificación.
3. Resolución administrativa: el órgano competente valora los hechos, la calificación y la graduación de la sanción. El Real Decreto 928/1998, de 14 de mayo, sobre procedimiento sancionador en el orden social marca el cauce especial de estas actuaciones.
4. Recurso administrativo: los art. 121 a 123 de la Ley 39/2015 regulan el recurso de alzada y el de reposición cuando procedan.
5. Vía judicial social: agotada la vía administrativa, puedes acudir al Juzgado de lo Social conforme a la Ley 36/2011, reguladora de la jurisdicción social, si el tipo de acto y el pie de recursos lo permiten.

Plazos para alegar y recurrir

Qué hacer si recibes un requerimiento, acta o sanción

Ventajas de moverte a tiempo:

• Puedes corregir datos antes de que la sanción crezca.
• Si hay error real, las pruebas bien ordenadas suelen rebajar o tumbar el expediente.
• Si la TGSS se ha equivocado en bases o periodos, el cruce documental ayuda mucho.
• Te permite elegir si peleas el fondo o si cierras el asunto con el menor coste posible.

Inconvenientes de dejarlo pasar:

• Se agotan plazos y pierdes defensa.
• La multa puede convivir con liquidación de cuotas y recargos.
• Si no aportas prueba, la versión de la Inspección gana peso.
• Un silencio mal gestionado complica luego el recurso ante la Administración o el Juzgado de lo Social.

Alegar, recurrir o pagar con reducción

1. Alegar: conviene cuando los hechos no son exactos, hay un error de fechas, falta un documento o la Inspección ha interpretado mal la relación laboral. Aporta nóminas, transferencias, contratos, vida laboral y cualquier justificante útil.
2. Recurrir: úsalo si el problema es jurídico, por ejemplo una tipificación equivocada, una graduación desproporcionada o una prueba insuficiente. Aquí importan mucho los art. 121 a 123 de la Ley 39/2015 y lo que diga el pie de recursos.
3. Pagar con reducción: puede interesar si la prueba en contra es fuerte, el importe es asumible y la notificación permite cerrar la vía sancionadora con descuento. Antes de pagar, mira si aceptarlo implica renunciar a seguir discutiendo el expediente.
4. Ir al Juzgado de lo Social: es la salida cuando ya se ha agotado la vía administrativa y quieres que un juez revise la sanción o la liquidación. Suele tener sentido en importes altos o cuando el expediente tiene un fallo claro de fondo.