Contrato de depósito: ejemplo y modelo en España

Qué es el contrato de depósito mercantil en España

El contrato de depósito mercantil es el acuerdo por el que una persona o empresa entrega un bien a otra para que lo guarde y lo devuelva cuando se le pida. En España, la base está en el artículo 303 del Código de Comercio y en el artículo 1758 del Código Civil, que parte de una idea muy simple: recibir una cosa ajena con obligación de custodiarla y restituirla.

En la práctica, el depósito mercantil aparece cuando la custodia se integra en una actividad empresarial o profesional en España: un almacén logístico que recibe mercancía, una empresa que guarda material de ferias o un tercero que conserva documentación o equipos de trabajo. Lo importante no es el nombre que le pongas, sino que quede claro qué se entrega, en qué estado, durante cuánto tiempo y quién responde si algo se pierde o se deteriora.

Depósito mercantil y depósito civil: diferencia rápida

Si el depósito nace dentro del tráfico empresarial o profesional, conviene tratarlo como mercantil. Si es un encargo entre particulares, sin ese componente de empresa o actividad económica, normalmente se mira desde el Código Civil.

La diferencia práctica está en el contexto y en cómo se redacta el contrato:

• En el mercantil suele haber inventario, valor declarado, seguro, tarifa y reglas de acceso al bien.
• En el civil, muchas veces basta con una custodia puntual entre particulares, sin estructura de almacenaje ni precio.
• En ambos casos, la prueba manda: albarán, fotos, inventario firmado y fecha de devolución.

La clave no es solo guardar: es poder acreditar qué se entregó, cómo se conservó y cuándo debía volver.

Tipos de depósito en España

• Voluntario retribuido: el depositario cobra por custodiar el bien; lo normal es que haya una tarifa, una comisión o un precio por periodo.
• Voluntario gratuito: no hay precio por la custodia; aun así, el depositario sigue obligado a guardar y devolver lo recibido.
• En ambos casos conviene dejar por escrito quién paga gastos de manipulación, transporte, seguro y posibles incidencias.

Contrato de depósito voluntario retribuido

Aquí hay una contraprestación económica. El elemento que lo diferencia de los demás es el precio por la custodia: una tarifa diaria, mensual o por servicio, pactada entre las partes.

En una operación mercantil española, esto es habitual cuando interviene un almacén, un tercero logístico o una empresa de custodia documental. El pago puede fijarse por palé, por metro cuadrado, por unidad guardada o por meses completos. Lo normal es que el contrato detalle también si el precio incluye carga y descarga, seguro básico o manipulación de mercancía.

La ventaja es la claridad: si hay retribución, resulta más fácil probar que se trata de un servicio profesional y exigir un estándar de diligencia acorde con ese encargo.

Contrato de depósito voluntario gratuito

En este caso no existe remuneración por la guarda. El depositario acepta custodiar el bien sin cobrar por ello, aunque puede repercutir gastos concretos si así se pacta.

En la práctica española, este depósito gratuito puede aparecer entre empresas vinculadas, entre socios o en supuestos puntuales de confianza. Eso no rebaja las obligaciones básicas: si recibe la cosa, debe conservarla y devolverla en el estado debido, salvo el desgaste normal que se haya aceptado expresamente.

La diferencia económica es sencilla: no hay un precio por el servicio de custodia, pero sí puede haber costes accesorios si se pactan de forma clara y separada.

Obligaciones del depositario y del depositante

En un contrato de depósito mercantil bien hecho, cada parte sabe qué se espera de ella. El depositario no puede usar la cosa como si fuera suya, ni mezclarla con otros bienes si eso pone en riesgo su identificación. El depositante, por su parte, no debería dejar el bien “a ciegas”: conviene describirlo con precisión, fijar su estado inicial y señalar quién puede recogerlo, cuándo y con qué documento.

El punto más delicado suele ser la devolución. Si no se fija una fecha, el contrato debe decir cómo se pide la entrega: aviso previo, correo electrónico, burofax o retirada en almacén con cita. Si se deja abierto, el conflicto aparece justo cuando más importa: al reclamar la cosa.

Ejemplo práctico de contrato de depósito mercantil

Imagina que una empresa de Sevilla deposita 50 ordenadores portátiles reacondicionados, valorados en 15.000 €, en un almacén de Getafe (Madrid) durante 90 días. Paga 250 €/mes + IVA por custodia, con devolución en 24 horas desde el aviso y un inventario sellado al entrar.

Si al final del plazo faltan 2 equipos de 600 € cada uno y otros 3 llegan con golpes valorados en 150 € por unidad, el perjuicio directo asciende a 1.650 €. A eso podrían sumarse gastos de gestión, transporte de retorno o peritaje si el contrato los prevé. Por eso el contrato no debería limitarse a decir “se guardará la mercancía”: hace falta un anexo con número de serie, estado de entrega, fotos y reglas de devolución.

Un buen ejemplo de redacción sería este enfoque:

• Descripción exacta del bien: marca, modelo, número de unidades y valor declarado.
• Plazo de depósito: 90 días naturales desde la firma.
• Retribución: 250 €/mes + IVA.
• Forma de aviso para retirar: correo electrónico con 24 horas de antelación.
• Estado de devolución: igual al de entrada, salvo desgaste ordinario aceptado.

Modelo de contrato de depósito: cláusulas mínimas que no pueden faltar

1. Identificación de las partes: nombre o razón social, NIF, domicilio y representación si actúa una empresa.
2. Objeto del depósito: descripción completa del bien, cantidad, estado inicial, valor declarado y, si procede, número de serie o inventario.
3. Plazo y forma de custodia: fecha de inicio, duración, lugar de depósito y condiciones de conservación.
4. Retribución y gastos: precio, impuestos aplicables, forma de pago y qué gastos se repercuten aparte.
5. Entrega y acceso: cómo se entrega el bien, quién puede manipularlo, si cabe inspección y con qué avisos.
6. Devolución y retirada: cuándo se devuelve, en qué plazo tras la solicitud y cómo se acredita la entrega final.
7. Responsabilidad, incidencias y firma: qué pasa si hay pérdida, deterioro, retraso o fuerza mayor, y firma de ambas partes con anexos.

Si quieres que el modelo sirva de verdad, añade siempre un inventario o anexo fotográfico. Ese detalle evita discusiones muy caras cuando el depositario dice que recibió una cosa y el depositante sostiene otra.

Qué hacer si hay incumplimiento, pérdida o retraso en la devolución

1. Revisa el contrato, el albarán, las fotos y cualquier prueba de entrega. Hazlo de inmediato y guarda copias. Si puedes, deja constancia de la fecha y del estado del bien.
2. Envía un requerimiento fehaciente al depositario: burofax con certificación de texto, correo electrónico firmado o, si el caso lo pide, acta notarial. Dale un plazo corto y razonable para devolver la cosa o compensar el daño.
3. Si no responde, prepara la reclamación judicial en España ante el Juzgado de Primera Instancia competente. Si tu reclamación es dineraria o incluye daños, conviene cuantificarla con facturas, peritaje o presupuesto.
4. No dejes pasar el tiempo: la acción personal para reclamar el cumplimiento o los daños tiene, con carácter general, un plazo de 5 años según el artículo 1964 del Código Civil.
5. Si hay indicios claros de apropiación o de conducta dolosa, valora además una denuncia ante Policía Nacional, Guardia Civil o el juzgado de guardia. La vía penal solo merece la pena cuando hay algo más que un simple retraso.

Dónde encontrar modelos y recursos en España

• AECE ofrece un modelo de contrato de depósito mercantil descargable en su web, útil como base para adaptar a una operación real en España: AECE, servicio de modelo de contrato de depósito mercantil.
• La entidad está en Barcelona, calle Sicilia, 286, Local, 08013, y atiende en los teléfonos 902 430 700 y 932 924 948; puede servirte si buscas un punto de partida profesional para la documentación.
• En la misma web de AECE encontrarás otros recursos de apoyo que pueden venir bien para preparar contratos y anexos: firma electrónica para presentaciones de terceros y empresas, modelos de autorización de trámites para colaboradores sociales, PGC descargable, registro de expertos contables acreditados, convenios con entidades públicas, formación, biblioteca virtual, base de datos y tienda en línea.
• Si el depósito afecta a mercancía de empresa, compensa revisar el borrador con una asesoría mercantil o con un abogado en España antes de firmarlo. Un modelo descargable ayuda, pero no sustituye la adaptación al caso concreto.