Escritura de herederos en España: qué es, cuándo hace falta y cómo tramitarla

Qué es la escritura de herencia y qué actos recoge

La escritura de herederos, más correctamente llamada escritura de aceptación y adjudicación de herencia, es el documento notarial que deja cerrada la herencia en España: identifica a los herederos, describe los bienes y fija cómo se reparten. No basta con que alguien fallezca para que los bienes pasen solos; hace falta aceptar la herencia y, después, partirla y adjudicarla.

El Código Civil distingue bien esos pasos en el Código Civil: aceptar es asumir la condición de heredero; partir es dividir el caudal hereditario; adjudicar es poner bienes concretos a nombre de cada coheredero. En la práctica, la escritura recoge inventario, valoración, cargas, deudas, cuotas y adjudicaciones.

Aceptación de la herencia

La aceptación es el acto por el que el llamado a heredar decide quedarse con la herencia. Puede hacerse pura y simplemente o a beneficio de inventario, y sus efectos están en los artículos 988 y 999 del Código Civil. Desde ese momento, el heredero ya no está solo “llamado”: pasa a ser heredero con efectos jurídicos plenos.

En la práctica notarial, esa aceptación se expresa en la escritura junto con la relación de bienes y derechos del fallecido, y también con sus deudas si las hay. Si se acepta, se asume el activo y el pasivo de la herencia según corresponda.

Partición y adjudicación de bienes

La partición es el reparto de la herencia entre quienes ya la han aceptado. La adjudicación es el paso final: asignar bienes concretos a cada heredero. No es lo mismo decir “a cada uno le corresponde un tercio” que dejar escrito que una vivienda va para un heredero y el saldo bancario para otro.

El Código Civil permite ese reparto y exige respetar, en lo posible, la igualdad entre coherederos; por eso la escritura suele incluir valoración de cada bien, formación de lotes y compensaciones en dinero si un bien vale más que la cuota de uno de los herederos.

La escritura no crea la herencia: la ordena, la documenta y la hace inscribible cuando hay bienes que deben pasar al Registro.

Cuándo hace falta otorgarla y cuándo puede bastar otra vía

• Si en la herencia hay bienes inmuebles en España, la escritura notarial es la vía normal para poder inscribirlos en el Registro de la Propiedad.
• Si no hay inmuebles y solo hay dinero, acciones o bienes muebles, a veces basta un cuaderno particional privado o un inventario firmado, según el caso concreto y la entidad que vaya a ejecutar el cambio.
• Si hay un único heredero, en la práctica puede bastar una instancia o solicitud para inscribir un inmueble a su nombre, sin necesidad de repartir entre varios coherederos.
• Si hay varios herederos, la escritura gana peso porque hay que dejar muy claro quién acepta, qué recibe cada uno y si hay compensaciones.

Si hay bienes inmuebles

Cuando la herencia incluye una vivienda, un local, una plaza de garaje o una finca en España, lo normal es otorgar escritura de aceptación y adjudicación para poder inscribir el cambio de titularidad. El Registro de la Propiedad exige título formal y, además, la acreditación fiscal correspondiente antes de practicar la inscripción.

Si no hay inmuebles

Si la herencia solo incluye dinero en cuentas, fondos, seguros o bienes muebles, puede bastar un inventario privado o un cuaderno particional bien hecho para cerrar el reparto entre los herederos y para operar ante bancos o aseguradoras. Aun así, si el banco pide seguridad documental, suele acabar exigiendo escritura notarial.

Si hay un único heredero

Con un solo heredero, la lógica es más simple: no hay reparto entre varias personas. Por eso, cuando el único bien relevante es un inmueble, muchas veces se tramita una instancia o solicitud para inscribirlo a su nombre, siempre que la documentación fiscal y sucesoria esté completa.

Si hay varios herederos

Cuando hay varios herederos, la escritura evita discusiones futuras. Deja constancia de quién acepta, cómo se calcula la cuota de cada uno y qué bien recibe cada heredero. Si uno se queda con la vivienda y otro con dinero, la escritura debe reflejarlo con números claros para que el reparto sea defendible ante notaría, banco y Registro.

Documentación para prepararla y para inscribir la herencia

Documentos del fallecido, de los herederos y de los bienes

• Certificado literal de defunción del causante.
• Certificado de últimas voluntades expedido por el Registro de Actos de Última Voluntad.
• Testamento, si existe, o declaración de herederos ab intestato si no lo hay.
• DNI o NIE del fallecido y de cada heredero.
• Libro de familia y certificados de nacimiento o matrimonio, cuando sirvan para acreditar parentesco.
• Escrituras de propiedad, nota simple o cualquier título de los inmuebles.
• Último recibo del IBI de la vivienda, local o finca.
• Certificados bancarios de saldos a fecha de fallecimiento.
• Permiso de circulación y ficha técnica si hay coches o motos.

Si no hay testamento: declaración de herederos y escritura posterior

1. Primero se pide la declaración de herederos ab intestato ante notario, con la documentación de parentesco y el certificado de defunción.
2. Después, una vez declarados los herederos, se prepara la escritura de aceptación y adjudicación de herencia con el inventario completo de bienes, derechos y deudas.
3. Luego se liquida el Impuesto de Sucesiones en el plazo correspondiente y se añade el justificante fiscal a la escritura.
4. Por último, si hay inmuebles o vehículos a inscribir, se presenta la documentación en el Registro de la Propiedad o en el organismo que proceda.

Quién la tramita y ante qué notario

La declaración de herederos ab intestato se tramita ante notario conforme a los artículos 55 y 56 de la Ley del Notariado. No la hace el Registro Civil ni el Ayuntamiento: la autoriza un notario competente, normalmente el del último domicilio del fallecido o el del lugar donde radiquen bienes relevantes, según la normativa notarial y el caso concreto.

Impuestos y plazos: ISD, plusvalía municipal y acreditación fiscal

La herencia no queda “bien cerrada” solo por firmar la escritura: hay que pasar por Hacienda autonómica y, cuando hay inmuebles urbanos, por el ayuntamiento correspondiente. En Madrid capital, por ejemplo, la plusvalía se liquida ante el Ayuntamiento de Madrid si la vivienda está allí; si el inmueble está en Móstoles, Alcalá de Henares o Leganés, se mira el ayuntamiento del término municipal donde radique la finca.

En la Comunidad de Madrid, además, la bonificación en el Impuesto de Sucesiones para descendientes, ascendientes y cónyuge hace que muchas herencias familiares tengan una carga mucho menor que en otras comunidades. La referencia oficial autonómica puede consultarse en la página de tributos de la Comunidad de Madrid.

Plazo de 6 meses y posible prórroga

1. Desde la fecha del fallecimiento, corre el plazo general de 6 meses para presentar y, en su caso, pagar el Impuesto de Sucesiones, según el artículo 67 del Reglamento del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones.
2. Si no llegas a tiempo, conviene pedir la prórroga dentro del plazo reglamentario ante la administración tributaria competente de tu comunidad autónoma; no hacerlo complica intereses y recargos.
3. Para inscribir en el Registro de la Propiedad, el registrador pedirá el justificante de pago, exención, aplazamiento o fraccionamiento del impuesto, no solo la escritura.

Cómo se inscribe en el Registro de la Propiedad y qué hacer si hay defectos

1. Se presenta la escritura de herencia junto con la documentación fiscal y, si hay inmuebles, con los títulos previos de propiedad.
2. El registrador califica el documento y revisa si encaja con la Ley Hipotecaria dentro del plazo legal de 15 días.
3. Si falta algo o ve un defecto, lo notifica para que se subsane con nueva documentación o con una escritura complementaria.
4. Si todo está correcto, practica la inscripción y cada heredero ve reflejado su derecho sobre el inmueble.

Qué revisa el registrador

El registrador no se limita a mirar la firma. Comprueba, con base en los artículos 14, 18, 20 y 254 de la Ley Hipotecaria, que el título sucesorio es correcto, que la finca está bien identificada, que el causante figura como titular y que el impuesto está acreditado o aplazado. También verifica que no haya saltos en la titularidad ni defectos que impidan inscribir.

Qué pasa si suspende la inscripción

• Subsanar: suele ser la vía más rápida si falta un certificado, un NIF, una valoración o el justificante fiscal.
• Recurrir: si el defecto registral no encaja con la documentación real o con la ley, puede plantearse recurso ante la Dirección General competente.
• Rehacer la documentación: cuando el reparto quedó mal planteado, conviene corregir la escritura en notaría antes de volver al Registro.

La guía práctica de los registradores sobre herencias y documentación puede consultarse en Registradores de España, que también recuerda que para inscribir una herencia suelen hacer falta siempre el certificado de defunción, el de últimas voluntades y la acreditación fiscal.

Ejemplo práctico de herencia con una vivienda en Madrid y varios herederos

María fallece en Madrid dejando una vivienda valorada en 300.000 €, 24.000 € en una cuenta bancaria y tres hijos como únicos herederos. Cada hijo recibe, en principio, un tercio del caudal: 108.000 € de valor teórico por cabeza si se reparte todo a partes iguales.

La familia otorga escritura notarial, aporta el certificado de defunción, el de últimas voluntades, el testamento y los certificados bancarios. Luego liquida el Impuesto de Sucesiones en la Comunidad de Madrid dentro de los 6 meses. Si la cuota teórica de cada hijo fuera, por ejemplo, 1.800 €, la bonificación autonómica del 99% para descendientes puede dejarla en 18 € por heredero.

Además, al adjudicarse la vivienda, también se revisa la plusvalía municipal ante el Ayuntamiento de Madrid. Si el inmueble se adjudica a uno de los hijos y los otros dos compensan con dinero, la escritura debe reflejar esa compensación con cifras concretas para que el Registro pueda inscribir la finca sin dudas y sin defectos.

En una herencia con piso en Madrid y varios herederos, la escritura sirve para repartir con números claros, pasar por Hacienda y evitar problemas al inscribir.