Modelo de factura de alquiler de local en España: ejemplo, datos obligatorios y plantilla

Qué es la factura de alquiler de un local y cuándo es obligatoria

La factura del alquiler de un local en España no es un recibo informal: es el documento que acredita una prestación de servicios sujeta a IVA. Cuando el local se arrienda a un autónomo o a una empresa, el arrendador debe emitir factura completa conforme a la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del IVA, arts. 4, 11 y 20.Uno.23º y al Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, art. 2 y art. 6, que regula el reglamento de facturación.

En la práctica, esto significa dos cosas muy claras:

• El alquiler de un local de negocio, oficina, despacho o nave sí lleva IVA.
• El arrendamiento de vivienda habitual va por otra vía y suele quedar exento, pero esa exención no ampara un local comercial.
• Si el inquilino necesita justificar el gasto en su actividad, un simple recibo no le sirve.
• La factura mensual es la pieza que encaja la contabilidad del arrendador y del arrendatario.

Arrendamiento de local sujeto a IVA frente a simple recibo

• En un local de negocio, la operación se trata como prestación de servicios y va con IVA.
• En una vivienda arrendada para vivir, la regla general es distinta y no se factura igual.
• Un recibo manuscrito puede acreditar un cobro, pero no sustituye la factura exigible en un alquiler de local.
• Si el arrendatario es autónomo o sociedad, necesita la factura para su libro de gastos, su contabilidad y su deducción fiscal.
• La factura completa también evita discusiones con la Agencia Tributaria sobre base, IVA y retención.

En un alquiler de local en España, piensa siempre en factura completa: es lo que ordena el cobro y lo que sostiene la deducción fiscal.

Qué datos obligatorios debe llevar el modelo de factura

La factura de alquiler de local debe permitir identificar sin dudas quién cobra, quién paga, qué inmueble se arrienda y qué importes se están repercutiendo. El contenido mínimo lo marca el artículo 6 del Reglamento de facturación, y en un alquiler de local conviene ser especialmente fino con la numeración y con el desglose de impuestos.

Identificación de las partes y del local

• Nombre completo o razón social del arrendador.
• NIF del arrendador y, si procede, su domicilio fiscal.
• Nombre completo o razón social del arrendatario.
• NIF del arrendatario y su domicilio fiscal o social.
• Dirección exacta del local: calle, número, piso, puerta, código postal, municipio y provincia.
• Descripción breve del inmueble: local comercial, oficina, nave o despacho.
• Periodo facturado, por ejemplo: del 1 al 31 de mayo de 2026.
• Si quieres una identificación más limpia, añade la referencia catastral.

Importes, fechas y vencimiento

Cómo calcular base imponible, IVA y retención de IRPF

La regla es sencilla: primero identificas la renta pactada como base imponible, después calculas el IVA sobre esa base y, si procede, aplicas la retención sobre esa misma base. La mecánica de la retención en arrendamientos urbanos se apoya en la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del IRPF, art. 101 y en el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, art. 75. En el alquiler de local, la retención general es del 19 % cuando procede.

Ejemplo práctico con cifras

Imagina un local en Sevilla alquilado a una agencia pequeña por 900 € al mes de renta pactada.

• Base imponible: 900 €
• IVA 21 %: 189 €
• Retención IRPF 19 %: 171 €
• Total de la factura: 1.089 €
• Importe que paga el inquilino al arrendador: 918 €
• Importe que el inquilino ingresa a Hacienda como retención: 171 €

Así queda claro el reparto: el arrendador factura 1.089 €, pero cobra 918 €; los 171 € retenidos no desaparecen, se ingresan a la AEAT como pago a cuenta.

Fórmula de cálculo paso a paso

1. Toma la renta mensual pactada como base imponible.
2. Calcula el IVA sobre esa base: base × 21 %.
3. Calcula la retención sobre esa misma base, si el arrendamiento está sujeto a ella: base × 19 %.
4. Suma base + IVA y resta la retención para obtener lo que paga el inquilino.
5. Separa en tu contabilidad lo que cobra el arrendador y lo que se ingresa después en la AEAT.

IVA y retención van por carriles distintos: ambos se calculan sobre la renta, pero uno se repercute y el otro se descuenta.

Cómo reflejar la subida del IPC y los servicios añadidos

Si el contrato de alquiler prevé revisión, la renta puede actualizarse con el IPC y la factura del mes afectado debe salir ya con el nuevo importe. Lo importante es no mezclar conceptos: la subida de renta va por una línea propia y los gastos repercutidos, por otra. En España conviene dejar todo por escrito y guardar el aviso de revisión junto al contrato y a la factura afectada.

Actualización de la renta según IPC

1. Revisa la cláusula del contrato: qué índice usa, desde cuándo se actualiza y con qué preaviso.
2. Calcula la nueva renta con el dato oficial del IPC del mes pactado.
3. Comunica la subida al arrendatario antes de emitir la factura del mes revisado.
4. Emite la factura ya con la renta actualizada, sin mezclarla con otros conceptos.
5. Conserva la comunicación de revisión por si luego tienes que justificarla ante la AEAT o ante el inquilino.

Servicios y gastos repercutidos al inquilino

• Comunidad de propietarios, si el contrato la traslada al arrendatario.
• Electricidad, agua o gas, cuando se refacturan aparte.
• Internet, teléfono o alarma, si el local los usa y el contrato lo prevé.
• Limpieza, mantenimiento o servicios técnicos, cuando no van incluidos en la renta base.
• IBI, tasa de basuras u otros gastos pactados expresamente.

Sepáralos de la renta base con líneas independientes. Así la factura queda limpia y cada concepto mantiene su tratamiento fiscal sin mezclar alquiler, suministros y servicios.

Qué obligaciones tienen arrendador e inquilino ante la AEAT

En un alquiler de local en España no solo importa emitir bien la factura; también hay que cumplir con Hacienda en plazo y con orden. El arrendador debe darse de alta censal ante la AEAT, encuadrar la actividad en el grupo 861 del IAE si procede, emitir facturas periódicas y presentar sus declaraciones de IVA. El arrendatario, por su parte, debe registrar el gasto, practicar la retención cuando corresponda e ingresar esa retención a la AEAT.

1. El arrendador debe activar su situación censal antes de empezar a facturar.
2. Debe emitir factura mensual, aunque todavía no haya cobrado.
3. Debe presentar el IVA trimestral y el resumen anual que corresponda.
4. El arrendatario debe contabilizar la factura como gasto deducible de su actividad si el local se usa para ese negocio.
5. Debe tratar el IVA soportado y la retención de forma separada, sin confundir ambos importes.

Obligaciones del arrendador

• Presentar el alta censal en la AEAT, normalmente mediante modelo 036 o 037, según el caso.
• Encajar la actividad de arrendamiento en el grupo 861 del IAE cuando proceda.
• Emitir una factura por cada periodo mensual de alquiler.
• Repercutir el IVA correcto y practicar la retención si el arrendatario está obligado a soportarla.
• Presentar la declaración trimestral de IVA y el resumen anual correspondiente.
• Guardar copias de las facturas y los justificantes del cobro o de la deuda pendiente.

Obligaciones del arrendatario

• Registrar la factura como gasto deducible si el local se destina a la actividad económica.
• Deducir el IVA soportado solo cuando tenga derecho a esa deducción.
• Ingresar la retención practicada en la AEAT dentro del plazo legal.
• Conservar factura, contrato y justificantes de pago para defender la deducción.
• Comprobar que NIF, dirección del local, base imponible y porcentajes cuadran con el contrato.

Plantilla de factura de alquiler de local: ejemplo, plazos y errores frecuentes

Aquí tienes una estructura de factura rellenable que puedes adaptar a un local en Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla o cualquier otra ciudad española. La idea es que la plantilla sea usable desde el primer minuto y que no te deje huecos peligrosos en numeración, impuestos o vencimiento.

Cuándo emitirla, qué pasa si no se cobra y cuánto tiempo guardarla

• Emítela cada mes, aunque el inquilino tarde en pagar.
• La obligación de facturar no desaparece porque el cobro se retrase.
• La fecha de vencimiento puede venir fijada en el contrato o en la propia factura.
• Conserva copias, contrato y justificantes durante 4 años, en línea con la Ley 58/2003, General Tributaria, arts. 29.2.e), 66 y 70.
• Si has actualizado la renta por IPC o has repercutido suministros, guarda también el aviso o la lectura que lo justifica.

Errores frecuentes antes de enviar la factura

• Olvidar la retención cuando el arrendatario está obligado a practicarla.
• Calcular la retención sobre el total con IVA, en vez de sobre la base imponible.
• Repetir números de factura o saltarse el orden correlativo.
• Meter renta, comunidad y suministros en una sola cifra sin desglose.
• Omitir la dirección completa del local o los NIF de las partes.
• Mandar un recibo simple cuando lo que toca es una factura completa.
• No poner vencimiento y dejar el pago sin fecha clara.

Dudas habituales sobre la factura de un local