Contrato de encomienda FUNDAE en España: qué es, cómo se hace y requisitos

Qué es el contrato de encomienda de organización de la formación en FUNDAE y cuándo se usa

El contrato de encomienda de organización de la formación en FUNDAE es el documento por el que una empresa encarga a una entidad externa la gestión de su formación bonificada. En España se usa dentro de la formación programada por las empresas, con base en la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, reguladora del Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral, especialmente en su artículo 9, y en el Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, que la desarrolla y ordena su gestión.

En la práctica, este contrato deja por escrito quién organiza los grupos, quién comunica las acciones en la aplicación de FUNDAE, quién factura y quién conserva la documentación. FUNDAE publica en su apartado de documentación el modelo de Contrato de encomienda de organización de la formación y el de desistimiento, precisamente porque no basta con un acuerdo verbal: hace falta trazabilidad si luego hay una revisión.

La encomienda reparte la gestión, pero no borra la responsabilidad de la empresa beneficiaria sobre la bonificación.

Marco práctico en España

La clave es esta: el contrato de encomienda no convierte a la entidad externa en titular del crédito de formación. La empresa sigue siendo la beneficiaria y la que se aprovecha de la bonificación en sus cotizaciones a la Seguridad Social. La encomienda solo sirve para que otra entidad, normalmente una academia, consultora, gestora o entidad de formación, haga tareas materiales de organización.

Por eso, cuando una pyme de Madrid, Sevilla o Valencia delega la gestión, conviene separar muy bien tres planos: la decisión empresarial de formar, la gestión administrativa ante FUNDAE y la impartición real de la acción formativa. Esa separación evita líos cuando llega un requerimiento o una comprobación posterior.

En qué casos es obligatorio y cuándo no hace falta

Sí hace falta

• Cuando la empresa externaliza la gestión de la formación bonificada y deja en manos de otra entidad las comunicaciones, la coordinación o la tramitación en FUNDAE.
• Cuando una entidad de formación organiza los cursos y también realiza la aplicación de la bonificación en nombre de la empresa beneficiaria.
• Cuando varias empresas o centros de trabajo canalizan la gestión a través de una única entidad organizadora que centraliza el expediente.
• Cuando la empresa quiere dejar por escrito, desde el principio, qué servicios concretos asume el tercero: alta de grupos, avisos, soporte documental y factura.

No hace falta

• Si la propia empresa lleva directamente la formación y tramita por sí misma en FUNDAE sin encargar la organización a un tercero.
• Si no se va a aplicar bonificación en el crédito de formación y la acción no entra en la formación programada por las empresas.
• Si el proveedor solo imparte la formación, pero la empresa conserva la organización, la comunicación y el control documental.
• Si la gestión la hace el departamento interno de recursos humanos o de formación sin ceder esa encomienda a una entidad externa.

Quién interviene y qué papel asume cada parte

La foto importante es esta: la empresa no se desentiende. Aunque la gestión la lleve una entidad organizadora, la beneficiaria sigue siendo la que soporta el riesgo si los datos son falsos, si faltan justificantes o si la bonificación se aplica mal.

Qué cláusulas y datos mínimos debe recoger el contrato

1. Identificación completa de las partes: nombre o razón social, NIF, domicilio y, si actúa por representante, datos de quien firma en nombre de la empresa y de la entidad organizadora.
2. Objeto del contrato: debe quedar claro que lo que se encomienda es la organización de la formación bonificada, no una cesión genérica de responsabilidades.
3. Ámbito de la encomienda: conviene detallar qué cursos, grupos, centros de trabajo o acciones formativas cubre y qué tareas concretas asume el tercero.
4. Duración: fecha de inicio y de fin, o criterio de vigencia si el contrato cubre varias acciones dentro del mismo ejercicio.
5. Obligaciones de cada parte: quién comunica, quién valida asistencia, quién informa a la representación legal de las personas trabajadoras y quién custodia los justificantes.
6. Costes y sistema de facturación: importe, conceptos incluidos, forma de pago, facturación por acción o por servicio y qué pasa si hay cambios o desistimiento.
7. Firmas y fecha: sin firma y sin fecha, el papel pierde fuerza probatoria si luego FUNDAE pide el expediente.

Documentación asociada, incluida la representación legal de las personas trabajadoras

• Copia firmada del contrato de encomienda, guardada con el expediente de cada acción o con el expediente anual si la empresa trabaja así.
• Anexos con la relación de cursos, grupos, calendarios o centros de trabajo, si la encomienda no se limita a una única acción.
• Comunicación a la representación legal de las personas trabajadoras cuando exista en la empresa, junto con el justificante interno o el acuse de recibo que demuestre que se informó.
• Facturas de la entidad organizadora o de formación, con el detalle suficiente para relacionarlas con los cursos bonificados.
• Documento de desistimiento, si más adelante la empresa y la entidad deciden poner fin a la encomienda antes de completar la organización.

Cómo se formaliza paso a paso ante FUNDAE

1. Revisa primero el circuito interno en la empresa y decide si vais a gestionar la formación por vuestra cuenta o si vais a encomendarla a un tercero. Hazlo antes de abrir el expediente y antes de mover el crédito de formación.
2. Redacta y firma el contrato de encomienda con la entidad organizadora antes de la primera comunicación del curso. Debe quedar claro qué acciones cubre y quién hace cada trámite.
3. Da de alta la acción o el grupo en la aplicación telemática de FUNDAE con al menos 2 días naturales de antelación respecto del inicio previsto. Si la entidad externa es la organizadora, será ella quien opere en nombre de la empresa.
4. Informa a la representación legal de las personas trabajadoras, si existe, y conserva el justificante interno o el correo que acredite esa comunicación antes del arranque de la formación.
5. Aplica la bonificación en la liquidación de cuotas a la Seguridad Social cuando proceda, y deja el expediente cerrado con contrato, facturas, asistencia y comunicaciones archivadas.
6. Si tienes dudas sobre el encaje práctico entre entidad organizadora y entidad de formación, el foro de ayuda de FUNDAE sobre contrato encomienda y entidades organizadoras y de formación suele aclarar casos muy parecidos a los de una pyme real.

Ejemplo práctico de una pyme con crédito de formación

Una pyme de Sevilla con 24 personas trabajadoras tiene un crédito de formación de 1.400 €. Decide bonificar un curso de 12 horas para 10 empleados y encarga la gestión a una academia local que actúa como entidad organizadora.

La gerente firma el contrato de encomienda con esa academia por 350 € de gestión. La academia sube el grupo a FUNDAE, comunica el inicio con la antelación exigida, coordina el calendario y remite a la empresa el soporte de asistencia. La empresa, por su parte, conserva el contrato, la factura, la relación de asistentes y el justificante de comunicación a la RLT si la hubiera.

Si la acción se completa y la bonificación prevista asciende a 900 €, la empresa la aplicará en sus seguros sociales, pero seguirá siendo la responsable de que esos 900 € están bien justificados. Si falta la asistencia real de un trabajador o el contrato no identifica bien el curso, el problema lo tendrá la empresa, no la academia.

Cómo conservar el contrato y qué pasa si FUNDAE lo requiere

El contrato de encomienda no se guarda en un cajón y ya está. En España, la regla prudente es conservarlo junto con todo el expediente de la formación bonificada, porque FUNDAE puede pedirlo incluso años después, tal como recuerda su documentación oficial sobre la encomienda de organización de la formación.

Si llega un requerimiento, lo sensato es responder con el expediente completo y no solo con el contrato: comunicaciones de inicio, relación de participantes, controles de asistencia, facturas, justificantes de pago y, cuando exista, la documentación relativa a la representación legal de las personas trabajadoras. Cuanto más ordenado esté el archivo, menos discusión habrá sobre si la empresa actuó bien o no.

En una revisión, el contrato importa, pero todavía importa más poder demostrar que la formación existió, se comunicó bien y se bonificó con datos reales.

Desistimiento del contrato de encomienda y documentación vinculada con la representación legal de las personas trabajadoras

1. Usa el documento específico de desistimiento que publica FUNDAE cuando la empresa y la entidad organizadora deciden poner fin a la encomienda. No improvises un correo suelto si puedes evitarlo: el modelo oficial da más seguridad.
2. Deja constancia de la fecha de desistimiento y de qué acciones quedan fuera. Si ya había cursos iniciados, separa lo ejecutado de lo que se cancela para no mezclar costes ni asistentes.
3. Comunica el cambio a la entidad que estaba gestionando la formación y revisa si alguna comunicación a FUNDAE debe rectificarse o no debe llegar a bonificarse.
4. Archiva junto al desistimiento la documentación relacionada con la representación legal de las personas trabajadoras, si existía en la empresa, porque suele ser parte del mismo expediente y no conviene dispersarla.
5. Si hay dudas sobre la forma correcta de cerrar la encomienda o sobre qué documentación debe quedar guardada, revisa de nuevo la página oficial de documentación de FUNDAE y contrástalo con el expediente real de tu empresa, no con plantillas genéricas.
6. Si la empresa sigue bonificando otras acciones, separa el contrato desistido del resto de expedientes para que una baja no contamine toda la trazabilidad anual.

Preguntas frecuentes sobre la encomienda FUNDAE

Dudas frecuentes sobre la encomienda FUNDAE