Comunicación de contrato al SEPE en España: cómo hacerla paso a paso

Qué es la comunicación de contrato al SEPE y cuándo es obligatoria

En España, comunicar un contrato al SEPE no es un trámite opcional ni un gesto administrativo de cortesía: es la forma de dejar constancia oficial de la contratación laboral ante el servicio público de empleo. La obligación nace del artículo 8.3 del Estatuto de los Trabajadores y se desarrolla en el Real Decreto 1424/2002, de 27 de diciembre, que regulan la comunicación del contenido de los contratos y de las copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo.

La aplicación oficial para hacerlo es Contrat@, del SEPE. Ahí la empresa remite el contrato, la copia básica y otros movimientos laborales que la norma exige comunicar. Si el contrato es escrito, la empresa debe comunicarlo por ese cauce y, cuando exista representación legal de las personas trabajadoras, entregar también la copia básica. La obligación alcanza igualmente a prórrogas, llamamientos de fijos discontinuos y pactos de horas complementarias. Lo importante no es solo enviar, sino enviar dentro de plazo y con datos que cuadren con el documento firmado y con la situación real de la empresa.

Si hay contrato escrito, prórroga o llamamiento, el plazo no espera a que la empresa cierre el mes: empieza a contar desde la firma o el acuerdo.

Qué documentos entran en Contrat@

• Contratos de trabajo escritos de alta inicial.
• Copias básicas de los contratos cuando procede remitirlas al SEPE por no existir representación legal o por el cauce previsto.
• Prórrogas de contratos temporales.
• Llamamientos de personas trabajadoras fijas discontinuas.
• Pactos de horas complementarias de contratos a tiempo parcial.

Quién puede hacerlo y qué necesitas antes de empezar

La comunicación la puede tramitar la propia empresa, una persona con poderes de representación o una asesoría laboral autorizada. En la práctica, muchas pymes de Madrid, Valencia, Sevilla o Zaragoza delegan el trámite, pero eso no quita responsabilidad a la empresa: si el envío sale mal, el problema sigue siendo suyo.

Antes de entrar en Contrat@ hace falta autorización previa del SEPE para la persona usuaria que vaya a operar. Para acceder a servicios del SEPE y a la consulta de contratos, en España se usan medios como certificado digital o DNI electrónico; en Contrat@, además, debe estar habilitada la cuenta o el usuario que el SEPE haya autorizado.

• La autorización no es genérica para toda la empresa: se concede a la persona o usuarios concretos que van a usar el sistema.
• Si la gestión la lleva una asesoría, conviene revisar qué NIF, qué usuario y qué centro de trabajo quedan ligados a la autorización.
• Sin esa habilitación previa, la comunicación no se puede completar correctamente aunque tengas el contrato firmado.
• Es buena idea preparar todo antes de entrar, porque en un alta de urgencia cualquier error pequeño se convierte en retraso.

Cómo conseguir la autorización de acceso

1. Reúne la solicitud de alta y la documentación acreditativa de la empresa o de la persona que vaya a operar en nombre de la empresa.
2. Presenta la petición ante la Dirección Provincial del SEPE que corresponda al domicilio de la empresa, antes del primer envío.
3. Espera la validación y la habilitación de acceso para el usuario designado; sin autorización, Contrat@ no deja completar la comunicación.
4. Comprueba el acceso con un primer intento y guarda la resolución o el justificante de alta junto con la documentación laboral de la empresa.

Datos y documentos que conviene tener preparados

• NIF de la empresa y NIF o NIE de la persona trabajadora.
• Código de cuenta de cotización.
• Razón social y domicilio que figuran en la Seguridad Social.
• Fecha de firma y fecha de inicio del contrato.
• Tipo de contrato, jornada, duración y, si toca, código contractual.
• Datos de prórroga, llamamiento o pacto de horas complementarias cuando no sea un alta nueva.
• Copia básica lista para remitir si existe representación legal de las personas trabajadoras.
• Cualquier dato que condicione la comunicación: centro de trabajo, provincia, tipo de jornada o causa de temporalidad.

Cómo comunicar un contrato en Contrat@ paso a paso

1. Accede al sistema con tu certificado digital o DNIe y con la autorización SEPE correcta.
2. Elige la operación que vas a comunicar: contrato, prórroga, llamamiento o pacto de horas complementarias.
3. Introduce los datos del empresario, de la persona trabajadora y del vínculo laboral.
4. Revisa cada campo con calma y compáralo con el contrato firmado.
5. Envía la comunicación y conserva el justificante que genera el sistema.

Alta y cumplimentación de la comunicación

1. Entra en la opción correspondiente de Contrat@ y selecciona el tipo de movimiento.
2. Cumplimenta NIF, CCC, datos de la persona trabajadora, fecha de inicio y modalidad contractual.
3. Verifica la jornada, la duración, el centro de trabajo y cualquier dato que pueda cambiar el código o el encaje legal del contrato.
4. Antes de validar, repasa el conjunto: un dato mal puesto aquí suele acabar en rechazo o en una comunicación que no coincide con el papel firmado.

Firma, envío y confirmación

1. Firma con el medio de identificación habilitado.
2. Envía la comunicación y espera el mensaje de recepción o de aceptación.
3. Si el sistema devuelve incidencia, no cierres la pantalla sin guardar el mensaje.
4. Comprueba que la fecha y la hora del asiento coinciden con lo que necesitabas acreditar.

Descarga y archivo del justificante

1. Descarga el PDF o el resguardo generado por el sistema.
2. Guárdalo con un nombre claro: trabajador, tipo de movimiento y fecha.
3. Archívalo junto con el contrato firmado y, si existe, la copia básica remitida.
4. Conserva también las capturas o correos de incidencia si hubo problemas de acceso o de validación.

Plazos legales, datos obligatorios y comprobaciones previas

La regla general sale del artículo 8.3 del Estatuto de los Trabajadores y del Real Decreto 1424/2002, y en la práctica hay que trabajar con un margen de 10 días desde la firma o el acuerdo. La siguiente tabla resume lo esencial para no llegar tarde ni mandar un expediente cojo.

Plazo general de comunicación

El plazo ordinario es de 10 días desde la firma o desde el acuerdo que modifica el contrato. No conviene confundirlo con una fecha de cierre de nómina ni con el fin del mes: si el contrato se firma un lunes en Barcelona, el reloj ya ha empezado a correr ese mismo día.

En las prórrogas, los llamamientos de fijos discontinuos y los pactos de horas complementarias, la lógica es la misma: comunicar cuanto antes y siempre dentro del plazo. Si hay representación legal de las personas trabajadoras, la copia básica se entrega a esa representación; si no la hay, la comunicación al SEPE sigue siendo obligatoria por el cauce previsto.

Qué datos no pueden faltar

• NIF o NIE correcto de la empresa y de la persona trabajadora.
• Código de cuenta de cotización y razón social exacta.
• Fecha de firma y fecha de inicio sin contradicciones.
• Tipo de contrato y código que realmente corresponden.
• Jornada completa o parcial y su porcentaje exacto.
• Duración o causa de temporalidad, si aplica.
• Centro de trabajo y provincia si el sistema lo pide.
• Datos de prórroga, llamamiento o horas complementarias cuando no sea un alta inicial.

Cómo consultar, imprimir y acreditar una comunicación ya enviada

La consulta de datos de contratos de la sede del SEPE permite revisar los contratos comunicados desde el 1 de mayo de 1997, imprimir un PDF con huella electrónica y generar un PDF individual de cada comunicación. Para entrar en ese servicio necesitas certificado digital o DNI electrónico. En la práctica, ese PDF sirve para acreditar qué se comunicó y cuándo, y te da una prueba muy útil ante una revisión interna, una Inspección o una reclamación laboral.

Ojo con el límite: si el trabajador tiene más de 210 contratos en el periodo que pides, la consulta no muestra toda la relación. En ese caso, toca acotar mejor la búsqueda o trabajar con PDFs individuales.

Ejemplo práctico con fechas y cifras

Ana, contratada en Sevilla como dependienta con un salario de 1.500 €/mes, firma su contrato el 12 de marzo de 2026. La empresa tiene de plazo hasta el 22 de marzo para comunicarlo al SEPE. Sin embargo, lo envía el 25 de marzo, tres días tarde.

¿Qué pasa en la práctica? El justificante existe y el contrato puede aparecer después en la consulta de la sede del SEPE, pero la huella electrónica deja claro que el asiento se generó fuera de plazo. Si después llega una revisión de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, ese retraso ya no se puede maquillar. Si además Ana hubiera acumulado 212 contratos en el periodo consultado, la herramienta online no enseñaría toda la serie y habría que buscar por tramos.

Qué hacer si la comunicación falla, se duplica o va fuera de plazo

1. Comprueba en Contrat@ si el envío figura aceptado o rechazado y guarda una captura de pantalla.
2. Si el rechazo se debe a un dato erróneo, corrige y reenvía de inmediato al SEPE.
3. Si la comunicación salió duplicada, conserva ambos justificantes y localiza cuál coincide con el contrato real.
4. Si ya vas fuera de plazo, remite la comunicación cuanto antes y deja constancia interna del motivo del retraso.
5. Si la situación puede acabar en expediente, prepara el dossier para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y para tu asesoría laboral.

Errores habituales y cómo subsanarlos

• NIF o NIE mal tecleado.
• CCC incorrecto o sin correspondencia con el centro de trabajo.
• Fechas imposibles: firma posterior al inicio o prórroga anterior al contrato base.
• Tipo de contrato mal elegido, por ejemplo temporal cuando era indefinido.
• Jornada parcial sin porcentaje exacto o sin horas complementarias bien pactadas.
• Envío incompleto porque se cerró la sesión antes de generar el justificante.
• Usuario no autorizado o autorización asociada a otra empresa distinta.

Consecuencias de no comunicarlo correctamente

No comunicarlo en tiempo y forma no suele quedarse en un simple fallo administrativo. Puede afectar a la trazabilidad laboral, complicar la prueba ante el SEPE y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y exponerte a sanción conforme al Real Decreto Legislativo 5/2000, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. En una empresa de Bilbao, una pyme de Murcia o un comercio de Cádiz, el problema es el mismo: sin comunicación correcta, el expediente pierde limpieza y la defensa se complica.

Si el retraso es aislado, la empresa puede intentar regularizarlo de inmediato y dejar rastro documental de lo ocurrido. Si se repite, o si además hay datos incorrectos, la Inspección suele mirar el caso con menos paciencia. Y ahí ya no basta con decir que fue un despiste.

Dudas habituales sobre la comunicación de contratos